Phân Biệt Hóa Đơn Hợp Lệ Và Hóa Đơn Bất Hợp Pháp – Doanh Nghiệp Cần Biết
Hóa đơn là căn cứ quan trọng trong việc kê khai thuế, hạch toán chi phí và quyết toán thuế tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu sử dụng hóa đơn không hợp lệ hoặc bất hợp pháp, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế, xử phạt hành chính hoặc thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự. Vì vậy, việc phân biệt hóa đơn hợp lệ và bất hợp pháp là điều bắt buộc mà mọi kế toán và chủ doanh nghiệp cần nắm rõ.
Hãy cùng Kế Toán Gia Hân tìm hiểu rõ đâu là hóa đơn hợp lệ – được phép sử dụng, và đâu là hóa đơn bất hợp pháp – tiềm ẩn nhiều rủi ro.
1. Hóa đơn hợp lệ là gì?
Hóa đơn hợp lệ là hóa đơn đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
Đầy đủ nội dung theo quy định:
-
Tên, mã số thuế, địa chỉ bên bán và bên mua
-
Ngày, số hóa đơn, ký hiệu
-
Tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền
-
Thuế suất và số tiền thuế GTGT
-
Người lập hóa đơn và chữ ký số (đối với hóa đơn điện tử)
Có giao dịch phát sinh thực tế:
-
Có hợp đồng, biên bản giao nhận, phiếu thu/chi hoặc chuyển khoản
-
Hàng hóa, dịch vụ được giao đúng nội dung trên hóa đơn
-
Có hồ sơ chứng minh quan hệ mua bán rõ ràng
Xuất từ doanh nghiệp đang hoạt động và khai thuế đầy đủ:
-
Doanh nghiệp còn hoạt động theo dữ liệu cơ quan thuế
-
Hóa đơn được lập và phát hành qua hệ thống hóa đơn điện tử hợp lệ
Hóa đơn hợp lệ sẽ được cơ quan thuế chấp nhận để khấu trừ thuế, hạch toán chi phí và quyết toán thuế.
2. Hóa đơn bất hợp pháp là gì?
Hóa đơn bất hợp pháp là hóa đơn vi phạm các quy định của pháp luật, có thể bao gồm:
Hóa đơn không phát sinh giao dịch thực tế:
-
Doanh nghiệp mua hóa đơn khống, không có hàng hóa, dịch vụ đi kèm
-
Không có hợp đồng, không có chứng từ thanh toán
Hóa đơn xuất sai quy định:
-
Thiếu nội dung bắt buộc (mã số thuế, thuế suất, chữ ký số…)
-
Hóa đơn bị tẩy xóa, sửa chữa không đúng cách
-
Xuất sau thời gian thực tế hoặc đã quá hạn
Hóa đơn từ doanh nghiệp “ma”:
-
Doanh nghiệp ngừng hoạt động, bỏ trốn khỏi địa chỉ đăng ký
-
Không còn kê khai thuế nhưng vẫn phát hành hóa đơn
Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt, truy thu thuế, thậm chí bị khởi tố theo quy định của pháp luật.
3. Hậu quả khi sử dụng hóa đơn không hợp lệ hoặc bất hợp pháp
-
Bị loại chi phí khi quyết toán thuế, dẫn đến tăng lợi nhuận chịu thuế
-
Bị truy thu thuế GTGT đã khấu trừ
-
Bị xử phạt từ 10% – 20% số tiền thuế vi phạm
-
Trường hợp nghiêm trọng có thể bị xử lý hình sự theo Điều 203 Bộ luật Hình sự
4. Cách phòng tránh rủi ro khi sử dụng hóa đơn
-
Luôn kiểm tra thông tin nhà cung cấp trên cổng thông tin thuế: tracuunnt.gdt.gov.vn
-
Đảm bảo có hồ sơ giao dịch đầy đủ: hợp đồng, chứng từ thanh toán, giao nhận hàng
-
Kiểm tra kỹ mã số thuế, chữ ký số, định dạng hóa đơn điện tử
-
Không sử dụng hóa đơn từ các nguồn trôi nổi, không rõ ràng
-
Khi cần xử lý hóa đơn đầu vào, hãy liên hệ đơn vị uy tín như Kế Toán Gia Hân để được hỗ trợ an toàn, đúng pháp luật
Gia Hân – Hỗ trợ kiểm tra, xử lý và cung cấp hóa đơn hợp lệ – đúng pháp lý
Với đội ngũ kế toán – tư vấn thuế chuyên nghiệp, Kế Toán Gia Hân cam kết:
-
Cung cấp hóa đơn VAT đúng quy định từ các đơn vị có hoạt động thực tế
-
Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn doanh nghiệp đang sử dụng
-
Tư vấn, xử lý hồ sơ kế toán, hóa đơn, chứng từ an toàn – bảo mật
